Trazar una ruta por un camino desconocido, ahorrando recursos es en esencia, uno de los retos principales del project manager. Definir un destino es difícil sin un mapa. Con una demanda en auge por el puesto, parece evidente que estos “exploradores de procesos” cobren cada día más importancia en el mundo empresarial.
Actualmente existen herramientas, conectividad, multitasking y especialización, que hacen más fácil la gestión de proyectos pero no representan necesariamente una ventaja a favor cuando no son bien gestionados.
Si no se ejecuta el mejor plan de acción a lo largo del camino y en cada una de sus etapas con las herramientas indicadas, no importará el tamaño del proyecto o el rubro donde se desempeñe, seguramente fracasará.
Para llevar un proyecto al éxito es entonces esencial un mapa que nos muestre el itinerario a lo largo del proceso, mismo que deberá contemplar todas las variables. A continuación te presentamos de una manera muy sencilla los pasos que debes seguir al fijar los objetivos de un proyecto para facilitar seguimiento a lo largo de sus etapas:
Dibujando el mapa
Para establecer objetivos claros, lo primero que se tiene que hacer es conocer a fondo los recursos que se tienen, tanto medibles como no medibles. Es decir, aquel que tenga entre sus obligaciones estructurar el proceso de un proyecto tendrá que considerar primordialmente los límites del tiempo establecido para el cumplimiento de las tareas y el capital humano que lo desarrollará.
Conociendo el terreno
Después, es indispensable hacer un estudio de las necesidades, compromisos, requerimientos, lineamientos y reglas de juego desde lo legal, como permisos, condiciones, limitaciones y ventajas.
Trazando la ruta
Al contemplar esas estimaciones, es momento de comenzar a enlistar aquellas cosas que habría que tener preparadas incluso antes de echar a andar un proyecto. Esto puede ir desde la gestión de espacio, en caso de un proyecto presencial; hasta los materiales, servicios, props, herramientas y el hardware que se necesitará a lo largo del proceso. Esto es muy importante ya que es justamente de aquí donde saldrán los inputs necesarios para definir las fases del proyecto.
Programa el itinerario
Continuando con la metáfora, aquí es donde definiremos las estaciones en donde habrá que detenerse para reagrupar, revisar y corregir antes de seguir. En este punto, tendremos ya definidos los caminos a tomar, las herramientas a utilizar y el equipo que necesitaremos para cumplir los objetivos. Una vez recopilado el conocimiento de todo lo que necesitaremos y hacia dónde queremos llegar, podemos entonces establecer los objetivos siempre y cuando sean claros y factibles.
Es sumamente importante que establezcas metas que puedas cumplir, en tiempos reales y con herramientas reales ya que si se presiona el flujo, la repercusión podría ser mucho más cara en tiempo, dinero y esfuerzo.
Fuentes: Recursos en Project Management, Entrepreneur y Wrike
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