Presupuesto en metodología ágil para tiempos inciertos

Hoy en día la mayoría de las empresas quieren aplicar la metodología ágil en sus procesos y en su presupuesto, ya que las organizaciones se enfocan en brindar calidad y obtener la satisfacción de los clientes.

En este artículo, conocerás las diferencias entre el método tradicional y la metodología ágil, valores de la metodología ágil, cómo adaptar el presupuesto tradicional en agile y dos técnicas que se usan para hacer presupuestos ágiles. 

De acuerdo con la profesora Leticia Almaguer Flores, coordinadora académica de la certificación en Gestión Profesional Ágil de Proyectos, nos dice que para poder lograr realizar un presupuesto ágil hay que conocer lo que es la metodología ágil.

“La metodología es la aplicación de la elección de un método, sistemática y ordenadamente, las personas tienen que entender que aunque se tenga que hacer un proceso ágil o rápido, no quiere decir que no tenga técnica o que sea improvisado”, señaló Almaguer Flores. 

Nos dice que hay que entender que hay proyectos que siempre se harán de la misma manera, es decir, de abajo hacia arriba y con la estimación del tiempo. Sin embargo, hay ocasiones en que si se utilizan el método correcto fallan en el cálculo o la estimación de costos. 

“Esto es porque generalmente las personas que hacen el presupuesto, no hacen el trabajo. En el modelo ágil, los que hacen la estimación de costos son las personas que sí hacen el trabajo”, indicó Leticia Almaguer. 

Para lograr realizar un presupuesto en agile, el reto está en dejar de trabajar de manera tradicional y comenzar con las metodologías de desarrollo ágiles. No es fácil, aunque ambos enfoques tienen aspectos positivos y negativos tomar la decisión correcta e iniciar en esta nueva iniciativa es difícil. 

Los principales puntos a considerar al hacer el presupuesto y elegir entre la manera tradicional o la metodología ágil son: 

1. La necesidad comercial, es decir, el impacto de la implementación de los requisitos específicos en el negocio/proyecto de los clientes. 
2. La percepción del cliente, siendo esta la impresión del cliente sobre el impacto comercial. 
3. Las fechas de entregas, las cuales son los plazos definidos para la implementación en tiempo real del proyecto.

Diferencias entre la manera tradicional y metodología ágil

Las metodologías tradicionales se basan en fases o etapas preestablecidas del ciclo de vida del presupuesto y desarrollo de un producto y servicio. 

En lo tradicional el flujo es unidireccional, desde los requisitos al diseño y luego al desarrollo, posteriormente a las pruebas y el mantenimiento. Aunque en el método tradicional  la declaración del problema o la necesidad comercial y la solución se define de antemano, se fija un alcance, tiempo y presupuesto.

En cambio en la metodología agile, se trabaja por iteración, y se hace la entrega de valor al final de cada iteración. Por eso durante el presupuesto se establecen las metas en 3 distintos niveles: estratégico, intermedio y operativo. 

Valores en fundamentales de la metodología ágil

La coordinadora académica del programa Gestión Profesional Ágil de Proyectos nos dice que la metodología ágil nació en la industria del software con el manifiesto ágil, ahí compartían 4 valores fundamentales para este modelo.

Por ello Almaguer Flores nos compartió los 4 valores de la metodología ágil:

1. Individuos e interacciones por encima de procesos y herramientas: las personas son lo más importante, por encima de los procesos y las herramientas, por su capacidad para ser creativas e innovar. Los procesos y las herramientas deben servir de apoyo para que las personas cumplan sus objetivos.
2. Software funcionando por encima de documentación exhaustiva: este valor sostiene que ver cómo se comportan las funcionalidades esperadas en software funcionando es más valioso que un documento muy detallado de requisitos. De acuerdo con este valor, es más interesante el feedback temprano que pueden dar los usuarios al interactuar con un prototipo o con el producto parcial. El manifiesto agile no renuncia a la documentación del software, que sigue considerando interesante como soporte y en otras cuestiones, pero defiende que genera menos valor que el software en funcionamiento.
3. Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual: este valor defiende que, en entornos cada vez más cambiantes, tiene más sentido ir creando el producto con una retroalimentación continua durante su desarrollo, que cumplir a rajatabla lo pactado de antemano. En el desarrollo ágil, el cliente es un miembro más del equipo. La colaboración continua con él genera más valor que el cumplimiento estricto de un contrato, que no hace más que crear barreras y delimitar responsabilidades.
4. Respuesta al cambio sobre seguimiento del plan: el cuarto valor señala que no tiene sentido utilizar planteamientos rígidos en escenarios volátiles como el del desarrollo de software. Es más valiosa la capacidad de respuesta y adaptación a los cambios que la de seguir y asegurar el cumplimiento de los planes preestablecidos. Las metodologías ágiles promueven la anticipación y la adaptación, frente a la planificación y el control que proponen las fórmulas de gestión tradicionales. Y, como veremos ahora en sus principios, el manifiesto lleva esta idea un paso más allá, al sugerir el aprovechamiento de los cambios como una ventaja competitiva para las organizaciones.
   
   

Cómo adaptar el presupuesto tradicional en agile

El techo de gasto es un método presupuestario que está destinado a proporcionar a las organizaciones los mismos beneficios que el desarrollo Agile proporciona a TI. 

En lugar de crear un presupuesto anual único y estático que no cambie independientemente del desempeño de la organización, las empresas, que adoptan un pronóstico continuo para la elaboración de presupuestos, realizan actualizaciones durante el año y estas reflejan los cambios en la economía, la industria o de la propia empresa. 

Cuando se opera con un presupuesto anual, hay muy pocas posibilidades de aprovechar los cambios repentinos o las nuevas prioridades de la empresa. En un método tradicional se cierra un presupuesto estático, asumiendo que el desarrollo será estático y lineal, lo cual en la actualidad no es así y no es posible. 

Hay que recordar, que la metodología agile se comporta a la altura cuando se navega en tiempos de incertidumbre, en donde hay más cosas desconocidas que conocidas. Sin embargo, la elaboración de presupuestos y pronósticos en la metodología ágil a través de techos de gasto se tienen mucho en cuenta cuando las condiciones del mercado cambian constantemente.

El presupuesto hecho en la metodología ágil hace que el dinero se pueda utilizar de forma más eficaz y las variaciones del mercado y de los beneficios se pueden gestionar muy bien. 

Hay que resaltar, que utilizar los métodos de planificación flexibles o ágiles, como techos de gasto prepara a las organizaciones para los rápidos cambios que se han convertido en parte de casi todas las industrias. 

2 técnicas para realizar el presupuesto ágil

Para realizar un presupuesto ágil tenemos 2 técnicas:

• Planning poker: estimar el esfuerzo requerido para llevar una tarea. Se utiliza una escala de valores en forma de puntos, no de tiempo, para representar la complejidad de una tarea y poder estimar el costo de la misma. A los miembros del equipo que harán la actividad se le reparten cartas que representan la escala de valores y se analiza una tarea a la vez. Cada uno vota con su carta que tan compleja es la tarea de acuerdo a su criterio. Todos votan boca abajo para evitar influenciar al resto del equipo. Al final, como en el poker, todos voltean sus cartas.

• Kanban o agrupación por afinidad: consiste en la elaboración de un cuadro o diagrama en el que se reflejan tres columnas de tareas; pendientes, en proceso o terminadas. Este cuadro debe estar al alcance de todos los miembros del equipo, evitando así la repetición de tareas o la posibilidad de que se olvide alguna de ellas. Por tanto, ayuda a mejorar la productividad y eficiencia del equipo de trabajo.