La gestión ágil de proyectos, más allá de una serie de metodologías, es una filosofía que puede llevar a la empresa al éxito, y más en contextos de cambio constante, como el que vivimos actualmente.
Y es que la nueva normalidad trajo consigo continuos vaivenes de la economía y la organización laboral y social, retando a las empresas de todo tamaño y sector a adaptarse a estos cambios.
Por eso, los proyectos ágiles son ideales para quienes estén involucrados en cualquier industria ya que permiten implementar una serie de prácticas cortas y repetibles que permiten adaptarse a requisitos cambiantes.
Una de las partes medulares de la gestión ágil de proyectos está encaminada a que la entrega de un producto funcional al cliente se haga lo más temprano posible, aunque no esté completo, pero que sea totalmente usable.
Este proceso, permite recibir retroalimentación en cuanto al nivel de cumplimiento de sus expectativas lo más temprano posible.
Contrario a lo que sucede, por ejemplo, con las metodologías tradicionales en las cuales tenemos que esperar hasta que el proyecto esté terminado presentarlo al cliente, todo el tiempo con la incertidumbre de que no cumpla las expectativas y debamos empezar de cero.
Sin embargo, para implementar este tipo de metodología es indispensable que la cultura organizacional y el nivel de madurez de la empresa sean sólidos.
Una gestión esencial
“La gestión profesional de proyectos ágiles se empezó a desarrollar más o menos hace 70 años, gracias a la formalización del Instituto de la Administración de Proyectos (PMI, por sus siglas en inglés) que le dio ese carácter de disciplina”, detalló Leticia Almaguer, coordinadora del diplomado en Gestión Profesional Ágil de Proyectos del Tec de Monterrey.
La coordinadora aseguró que es en esta área en donde se congregan las mejores prácticas a nivel mundial y esas fueron creando un estándar para que ayudaran a las siguientes generaciones a hacer proyectos de forma efectiva.
“El PMI recolecta herramientas a nivel mundial para saber qué ha funcionado de esa forma todos los administradores de proyectos compartieron lo que hacían para que fuera un conocimiento al alcance de la mano”, dijo la docente.
Pero las cosas no fueron igual durante todo el tiempo.
Almaguer recordó que en el Siglo XX todo era muy ordenado, planeado y de alguna manera las empresas estaban muy estables.
Todos, remarcó, era más estándar en su desarrollo, por lo que los proyectos no requerían implementarse de manera especial.
Pero llegó el siglo XXI y con él, los factores de riesgo para las empresas.
La tecnología y sus avances, las nuevas generaciones y sus conceptos, las epidemias, entre otros, son un sinnúmero de factores que han llevado a empresas gigantes a la quiebra de la noche a la mañana, y todo por no incorporar recursos de administración de proyectos ágiles de forma oportuna.
Incluso, actualmente los principales problemas que se dan en la gestión de proyectos y en general en la operación de las organizaciones es la comunicación.
“¿Por qué? Porque no nos detenemos a analizar si todos estamos entendiendo lo mismo de algo”, indicó Almaguer.
Y para resolver esos conflictos en una empresa y que nos generen pérdidas se necesita reaccionar de manera rápida y eficiente.
“La agilidad que significa responder rápido a los cambios, eliminando todo aquello que realmente no sea necesario, quitando paradigmas que lo único que hacen es estancarte, atrasarte o anclarte”, detalló la docente.
Para eso, las empresas hoy en día tienen que cambiar de raíz para lograr adaptarse con mayor facilidad a las nuevas situaciones.
Y ahí es donde entra la gestión ágil que logra hacer lo esencial: concentrarte en el cliente y eliminar todo aquello que no genere valor.
“Ese es el principio o la regla de oro de la gestión ágil. Con eso en mente se entiende que a toda industria le es útil este tipo de gestión”, finalizó.
Filosofía ágil, el método del éxito
La metodología “ágil” es un cambio de paradigma en las organizaciones de trabajo que potencia la rapidez y flexibilidad en el proceso organizativo.
La principal razón es que desaparece el concepto de control porque el directivo confía en el equipo.
Pero para lograr que esto funcione toda la organización debe estar en sintonía con esta filosofía.
Una forma de conseguirlo es implementando las técnicas en la empresa, verificando que funcione en cada paso o corregir si es necesario.
Para Leticia Almaguer, coordinadora del diplomado en Gestión Profesional Ágil de Proyectos del Tec de Monterrey, es indispensable permear los conocimientos y habilidades de arriba hacia abajo en la organización para crear así una cultura de trabajo.
“Hay que mencionar que también se puede iniciar de abajo para arriba en una organización pero este proceso es más tardado ya que puede estancarse si otros departamentos no replican al primero que si implemento estas herramientas”, advirtió la docente.
La filosofía ágil potencia dos aspectos fundamentales para el buen clima laboral en una empresa.
Primero, todo es más cercano. Las reuniones son espontáneas, pues si alguien necesita saber o compartir algo, simplemente se levanta y habla con el compañero.
No existe esa rigidez de las empresas tradicionales en la que todo requiere un memorándum firmado por 6 personas.
Esta forma de trabajo transparente motiva a los colaboradores, lo que provoca que no haya lugar a los conflictos. Si hay uno, en lugar de enquistarse, se soluciona.
Otro de los aspectos que benefician a una compañía al implementar la filosofía ágil es que se genera compañerismo.
De hecho, esa es la clave de este innovador modelo, pues ayuda a que las normas que se van a seguir para el proyecto sean consensuadas en conjunto, lo que irremediablemente conlleva un interés personal porque todo llegue a buen puerto.
Un camino que se consigue con los tiempos bien definidos.
Un líder, un equipo
“El project management en el sentido tradicional estamos hablando del jefe, el que da las órdenes; pero con el pensamiento ágil realmente hay un cambio en este rol, este se convierte en un líder de servicio, alguien que apoya al equipo para que logre su objetivo”, explicó Leticia Almaguer, coordinadora del diplomado en Gestión Profesional Ágil de Proyectos del Tec de Monterrey.
El pensamiento ágil es una de las herramientas más innovadoras para el éxito empresarial, y es que al evolucionar en el formato del project management como jefe y transformarlo en un líder de equipo, todo se vuelve más fluido y en mejor clima laboral.
Con esta filosofía, el concepto de equipo ocupa un lugar más protagónico y el administrador de proyecto se vuelve un líder que atiende todo lo que el equipo requiere, facilita, comunica, da los recursos, está ahí para servir y allanar el camino al equipo de trabajo, detalló Almaguer.
Este estilo de liderar, abundó la docente, convierte al equipo de trabajo en un ente autónomo, que decide, prioriza y evalúa.
“El equipo es el que se encarga de generar el resultado que se espera. Ellos tienen ese empoderamiento, esa autonomía para lograr lo que se espera del proyecto.Por eso se vuelve un equipo más cohesivo y unido, porque también es más autónomo”, dijo.
La nueva normalidad nos trajo cambios y reinvenciones, cada vez más empresas le apuestan a la transformación digital y eso, eventualmente, los orienta a incluir, implantar y desarrollar metodologías ágiles en el interior de sus departamentos para entregar los productos y/o servicios con una mayor calidad y con unos costes y tiempos mucho más reducidos.
“Es lo que también vamos a ver mucho, en lugar de individuos, vamos a ver equipos de trabajo más integrados. Porque ya no podemos depender de lo que a uno se le ocurra como jefe, ‘si no dice el jefe nadie puede hacer nada’. No. Ahora estamos sumando las acciones de todos”, remarcó Almaguer.
Startups, los grandes aliados
La incertidumbre de la nueva normalidad nos ha orillado tanto a nosotros como a las empresas a desarrollar proyectos pensando en una forma más ágil, más flexible.
Y aunque Leticia Almaguer, coordinadora del diplomado en Gestión Profesional Ágil de Proyectos del Tec de Monterrey, reconoce que este concepto de agilidad no es nuevo, es hoy cuando más necesario se vuelve para que la empresa sobreviva.
“Porque los errores les pueden salir muy caros, y no nada más eso los puede sacar del juego. Entonces mientras que antes era ‘si tenemos chance nos transformamos a ágil’; ahora es ‘o nos vamos a ágiles o nos vamos a ágiles, porque sino no sobrevivimos”, advirtió Almaguer.
Y en este contexto, una de las tendencias indispensables para la transición son los “startup”.
Este modelo de negocios está teniendo mucho más éxito al implementar las tecnologías ágiles para probar y poner en el mercado productos, pues con la filosofía ágil pueden darse cuenta muy rápido si van a funcionar o no.
Todo esto, remarcó la coordinadora del diplomado en Gestión Profesional Ágil de Proyectos, es parte de este cambio de mentalidad.
Lo nuevo, insistió, es creer que sea posible que funcione de esta manera.
“Es dejar de pensar: ¿cómo voy a sacar un producto que no esté funcionando al 100? No, no hay problema si funciona al 80, si funciona al 80 te das cuenta si eso es lo que quiere el cliente, porque si le das al clavo puede que el cliente diga: ‘ah esto es lo que quiero’, mejóralo y te lo voy a seguir comprando”, dijo.
FUENTES:.
Proyectum.El impacto de la filosofía ágil en la cultura organizacional.
PDA International. Transformando organizaciones a culturas ágiles.
Proagilist. Cultura y liderazgo ágil.
Iebschool. Las metodologías ágiles más utilizadas y sus ventajas dentro de la empresa.
ObservatorioRH. 8 razones por las que la filosofía ágil triunfa en las empresas.
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