Te encuentras en una reunión de trabajo, has prestado atención a lo expuesto por tus colegas y, minutos antes de finalizar la reunión, cuando aún te encuentras analizando las gráficas de los reportes mensuales, oyes tu nombre. Es tu jefe que, de manera repentina, pide tu opinión al respecto. Todos están oyendo, ¿qué haces?
Si eres como la mayoría de las personas, inmediatamente te sientes incómodo, lo ves como una oportunidad para fallar públicamente… y espectacularmente. Sin embargo, no tiene porqué ser así, esta situación es un arma de doble filo, si tienes las técnicas de comunicación efectiva adecuadas puedes aprovechar este momento de protagonismo para fortalecer tu reputación laboral y hacer una excelente impresión entre tus colaboradores.
Paul Axtell, orador y entrenador corporativo, recomienda seguir estos principios para prepararte ante la inesperada oportunidad de brillar en tu siguiente junta:
Si el organizador de la reunión ha enviado una agenda con anticipación, revisa de antemano los temas que se tratarán y haz una lista de todas las preguntas que puedas tener. Es mejor hacer esto antes de que comience la reunión, pero también puede anotar las notas a medida que se desarrolla la reunión, siempre y cuando no obstaculice tu habilidad de escuchar.
No descartes tus ideas como irrelevantes u ordinarias. Tú eres la única persona en la reunión con tu combinación específica de antecedentes, experiencia, compromisos y preocupaciones. Si valoras tu propio pensamiento, otros lo respetarán también.
Puede darse el caso en que piden tu opinión, sin embargo, ésta ya fue expuesta por alguien más en la reunión y no quieres repetir ideas. Esto es perfectamente entendible e incluso respetuoso para el tiempo de todos los involucrados, solamente omite decir un vago "Estoy bien", que puede malinterpretarse fácilmente como falta de interés o preparación. En cambio, da un contexto y di algo como "Gracias por preguntar, mi pensamiento ya ha sido expresado por otros”.
No respondas inmediatamente, toma una pausa rápida y procura mantener un ritmo lento al contestar para poder seleccionar con cuidado tus palabras. Cuando nos toman por sorpresa, es muy fácil caer en el nerviosismo y fallar en dar una explicación clara, así que, ante la siguiente solicitud inesperada, respira profundamente antes de comenzar.
Dado que te están tomando por sorpresa, es comprensible que no tengas una respuesta pulida. Además, pensar en voz alta es un acto creativo que nos ayuda y puedes aprovechar para integrar a tus colaboradores. Eso sí, deja en claro al grupo que harás un proceso de divagación, podrías decir: "Hay algo que necesito expresar y todavía no tengo claridad absoluta, pero si el grupo me apoya, llegaré allí".
Es útil tener preparados ciertos tipos de respuestas. Las siguientes frases y preguntas pueden ayudarte:
“Por favor, ¿me podrías explicar más sobre lo que estás preguntando?”.Si no está seguro de lo que le han pedido comentar, solicite claridad. Con más contexto, es probable que encuentres una respuesta más directa y relevante.
“No tengo esa información, investigaré y te la proporcionará en la tarde”.Cuando no sabes algo, no pongas excusas. Sé honesto, pero proporciona un tiempo para cuando tengas la respuesta, esto indica un sentido de urgencia de tu parte.
“Esto es lo que me estoy llevando de esta conversación”.A veces se te preguntará tu postura respecto a un problema o una decisión. En lugar de solo estar de acuerdo, resume lo que aprendiste de la discusión, esto permite que los demás sepan que fue de valor las contribuciones de los demás, algo que se aprecia.
Ten presente estas recomendaciones para que mejorar tus habilidades de comunicación efectiva y, sobre todo, desempeñarte mejor y con seguridad en tu trabajo. ¿Conoces otras técnicas de comunicación efectiva que pueden servir ante preguntas repentinas?
Con información de Harvard Business Review, del artículo “How to Respond When You’re Put on the Spot in a Meeting”.